Bergama – Personuppgiftspolicy 

Personuppgifter omfattar all information som kan knytas till en identifierbar individ, antingen direkt eller genom att kombineras med annan data. Exempel på sådana uppgifter är namn, personnummer, kontaktuppgifter, hyreskontrakt, fotografier, ljudinspelningar, IP-adresser och, i kombination med adress, lägenhetsnummer. Att behandla personuppgifter innebär att man utför olika typer av åtgärder med dem, till exempel att samla in, lagra, läsa, analysera eller vidarebefordra uppgifterna.

Bergamas roll beror på uppdraget. Dataskyddsförordningen skiljer mellan den som bestämmer över en behandling (personuppgiftsansvarig) och den som utför en behandling åt någon annan (personuppgiftsbiträde). Bergama har båda rollerna, beroende på vilken tjänst det gäller.

När vi lämnar rådgivning, förhandlar hyror med Hyresgästföreningen eller företräder en fastighetsägare i hyresnämnden gör vi egna bedömningar av vilket underlag som behövs, hur det ska användas och vad som ska ges in till myndighet. Där är Bergama självständigt personuppgiftsansvarig för de uppgifter vi tar emot i uppdraget, på samma sätt som en advokatbyrå eller revisionsbyrå är det för sina uppdrag, och vi tecknar inte personuppgiftsbiträdesavtal för sådana uppdrag.

När vi förvaltar en fastighet eller hyr ut lägenheter och lokaler åt en fastighetsägare gör vi det på ägarens uppdrag, i ägarens namn och ofta i ägarens system. Där är fastighetsägaren personuppgiftsansvarig för uppgifterna om hyresgäster och bostadssökande, och Bergama är personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras då av ett personuppgiftsbiträdesavtal med fastighetsägaren, och det är fastighetsägarens integritetsinformation som i första hand gäller för dig som hyresgäst. Vi hjälper dig att komma i kontakt med rätt fastighetsägare om du vänder dig till oss. För uppgifter om våra egna kunder, leverantörer och medarbetare är Bergama alltid personuppgiftsansvarig.

Uppgifter om kunder, leverantörer och kontaktpersoner. Om du företräder en kund, en leverantör, en motpart eller en samarbetspartner behandlar vi ditt namn, din titel, din arbetsgivare, dina kontaktuppgifter såsom adress, telefonnummer och e-postadress, uppgifter om din roll i uppdraget samt faktureringsinformation. Uppgifterna används för att ingå och fullgöra avtal, administrera uppdrag, fakturera, genomföra jävskontroll och hålla kontakt. Vi använder även personuppgifter för att hantera relationer med leverantörer och externa parter, vid rekrytering, vid utbildningar och vid besök på vårt kontor, samt för affärsutveckling, marknadsanalys, statistik, riskhantering och information om vår verksamhet.

Uppgifter i hyresförhandling och rådgivning. I hyresförhandlingsuppdrag arbetar vi i första hand med uppgifter på lägenhetsnivå: lägenhetsnummer, adress, yta, antal rum, hyra, standard och kontraktsår. Sådana uppgifter innehåller normalt inte namn eller andra direkta identifierare, och vi begär att våra kunder lämnar hyreslistor utan uppgift om hyresgäst. I ärenden hos hyresnämnden är hyresgästen part, och där behandlar vi hyresgästens namn och postadress för de lägenheter som ärendet gäller, eftersom nämnden behöver uppgifterna för att kalla och delge parterna. Vi begär dessa uppgifter separat från kunden först när ett ärende ska inledas och enbart för berörda lägenheter. Personnummer behandlar vi i dessa uppdrag endast om hyresnämnden eller annan myndighet uttryckligen begär uppgiften, och då endast för den person begäran avser. Personnummer som lämnas till oss utan sådan begäran tas bort ur underlaget och raderas.

Uppgifter i fastighetsförvaltning. När vi förvaltar en fastighet åt dess ägare behandlar vi de uppgifter som behövs för att sköta hyresförhållandet: hyresgästens namn, personnummer, kontaktuppgifter, hyreskontrakt med villkor, hyresavisering och betalningar, felanmälningar, besiktningsprotokoll, nyckelkvittenser, störningsärenden, uppsägningar och korrespondens. Behandlingen sker för fastighetsägarens räkning och i den omfattning som förvaltningsuppdraget och hyreslagstiftningen kräver. Uppgifterna lagras i de fastighetssystem som fastighetsägaren eller Bergama tillhandahåller för uppdraget.

Uppgifter i uthyrning. När vi hyr ut lägenheter eller lokaler åt en fastighetsägare behandlar vi uppgifter om dig som söker bostad eller lokal: namn, personnummer, kontaktuppgifter, uppgifter om nuvarande boende och hushåll, inkomst och anställning, referenser och, med stöd av hyreslagstiftningens krav på en ansvarsfull uthyrning, kreditupplysning. När ett hyreskontrakt tecknas behandlas kontraktet och uppgifterna i det för att hyresförhållandet ska kunna fullgöras. Uppgifter om sökande som inte erbjuds ett kontrakt gallras senast tre månader efter avslutad uthyrning, om du inte samtyckt till att stå kvar som intressent. Vi behandlar inte fler uppgifter än uthyrningspolicyn för den aktuella fastigheten kräver.

Känsliga uppgifter såsom uppgifter om hälsa behandlar vi endast om du själv lämnar dem till oss i ett ärende, till exempel vid ansökan om bostadsanpassning eller i ett störningsärende, och endast i den omfattning ärendet kräver. Vi efterfrågar inte sådana uppgifter.

Rättslig grund. Behandling av uppgifter om kunder och leverantörer sker för att fullgöra avtal, och i förhållande till deras kontaktpersoner med stöd av vårt berättigade intresse av att administrera relationen. Behandling på lägenhetsnivå i hyresförhandlingar sker med stöd av vårt och våra kunders berättigade intresse av att genomföra förhandlingar enligt hyresförhandlingslagen. Behandling av hyresgästers namn och adress i ärenden hos hyresnämnden sker med stöd av det berättigade intresset av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk samt, såvitt avser de uppgifter en ansökan enligt lag ska innehålla, för att fullgöra en rättslig förpliktelse. I förvaltning och uthyrning sker behandlingen för fastighetsägarens räkning med stöd av hyresavtalet, åtgärder inför ett sådant avtal, fastighetsägarens rättsliga förpliktelser enligt hyreslagstiftningen och fastighetsägarens berättigade intresse av en ordnad förvaltning; personnummer behandlas där eftersom det är klart motiverat med hänsyn till vikten av säker identifiering vid avtal, kreditupplysning och folkbokföring. Bokföring och arkivering sker för att fullgöra rättsliga förpliktelser enligt bokföringslagen. Rekrytering sker med stöd av berättigat intresse, och lagring av ansökningshandlingar inför framtida rekryteringar med stöd av samtycke. Cookies som inte är nödvändiga för webbplatsens funktion används med stöd av samtycke.

Dina personuppgifter lagras så länge de behövs för det ändamål de samlades in för och därefter så länge lag kräver, dock i högst tio år. I förhandlings- och rådgivningsuppdrag bevaras underlag på lägenhetsnivå som del av uppdragshandlingarna och för statistikändamål, medan hyresgästers namn och adress som inhämtats för ett ärende raderas ur våra arbetsfiler när ärendet avslutats; kopia kan finnas kvar i de inlagor och beslut som arkiveras som uppdragshandling. I förvaltning och uthyrning gäller fastighetsägarens gallringstider, och uppgifterna återlämnas eller raderas när förvaltningsuppdraget upphör; som utgångspunkt bevaras hyreskontrakt och uppgifter om hyresförhållandet under hyrestiden och därefter så länge krav kan göras gällande, normalt högst tio år, och uppgifter om bostadssökande som inte fått kontrakt i högst tre månader. Uppdragshandlingar såsom avtal, inlagor, beslut och korrespondens bevaras i högst tio år efter uppdragets avslutande. Bokföringsunderlag bevaras i sju år efter utgången av det räkenskapsår handlingen avser. Kontaktuppgifter till kunder och leverantörer bevaras så länge relationen pågår och därefter högst två år. Rekryteringshandlingar bevaras i två år efter avslutad rekrytering, eller tills samtycke återkallas.

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till tredje part, förutom i följande fall:

i. Till den fastighetsägare för vars räkning vi förvaltar eller hyr ut, och till de leverantörer fastighetsägaren anlitar för fastigheten, såsom drift-, skade- och säkerhetsentreprenörer, i den omfattning förvaltningen kräver.

ii. Till hyresnämnden, kronofogdemyndigheten, socialnämnden, domstolar och andra myndigheter när uppgifterna behövs i ett ärende eller när lag kräver det. Handlingar som ges in till hyresnämnden blir allmänna handlingar hos nämnden och omfattas av offentlighetsprincipen.

iii. Till Hyresgästföreningen och andra motparter, i den utsträckning uppgifter på lägenhetsnivå behöver utbytas i en förhandling. Namn på hyresgäster lämnas inte till Hyresgästföreningen i den årliga hyresförhandlingen.

iv. Till kreditupplysningsföretag i samband med uthyrning, och till inkassobolag vid obetalda fordringar för fastighetsägarens räkning.

v. Till leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning, såsom leverantörer av fastighetssystem, IT-system, molntjänster och ekonomisk administration. Dessa är personuppgiftsbiträden till oss eller till fastighetsägaren och behandlar uppgifterna enligt instruktioner och skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal.

vi. Till försäkringsgivare, revisorer och juridiska rådgivare när det behövs för att hantera ett krav, en tvist eller en lagstadgad kontroll, samt i samband med en tvist mellan dig och oss.

vii. Om det särskilt överenskommits med dig.

Vi strävar efter att all behandling ska ske inom EU/EES. Om en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES säkerställer vi att det sker med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller ett beslut om adekvat skyddsnivå.

Säkerhet. Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust och förstöring. Underlag som innehåller namn, personnummer eller andra direkta identifierare tas emot och delas via krypterad filöverföring eller i behörighetsstyrda fastighetssystem, inte som bilaga i e-post. Åtkomst begränsas till de medarbetare som arbetar i det aktuella uppdraget eller den aktuella fastigheten. Vi har rutiner för att upptäcka, hantera och vid behov anmäla personuppgiftsincidenter till Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar, och att utan dröjsmål underrätta den fastighetsägare för vars räkning vi behandlar uppgifter.

När du besöker vår webbplats www.bergama.se kan vi samla in viss information genom cookies eller liknande tekniker. Detta kan inkludera IP-adress, webbläsartyp, besökta sidor och tidpunkt för besöket. Informationen används för att förbättra användarupplevelsen, analysera trafik och i vissa fall för marknadsföringsändamål. Du kan själv välja att acceptera eller blockera cookies via inställningarna i din webbläsare. Mer information om hur vi använder cookies finns i vår cookiepolicy på www.bergama.se/cookiepolicy.

Du har rätt att utan kostnad begära information om de personuppgifter som vi behandlar om dig (registerutdrag). Du kan också begära att vi rättar felaktiga uppgifter, att vi raderar uppgifter eller begränsar behandlingen av dem när förutsättningarna för det är uppfyllda, och du kan invända mot behandling som grundas på berättigat intresse. När behandlingen grundas på samtycke kan du när som helst återkalla det. Du har alltid rätt att motsätta dig att dina uppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Vidare kan du begära att få dina personuppgifter i ett maskinläsbart format när behandlingen sker automatiserat och grundas på avtal eller samtycke. Vi besvarar en begäran inom en månad; om begäran är omfattande kan tiden förlängas med ytterligare två månader, och vi meddelar dig i så fall inom den första månaden. Rör din begäran uppgifter som vi behandlar för en fastighetsägares räkning vidarebefordrar vi den till fastighetsägaren och bistår med svaret. Uppgifter som ingår i handlingar som getts in till hyresnämnden eller annan myndighet kan vi inte radera, eftersom de finns i myndighetens akt och regleras av offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagstiftningen.

Om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (www.imy.se) eller till den tillsynsmyndighet som ansvarar för dataskydd i det land där du bor eller arbetar.

Vi kan komma att uppdatera denna policy. Den senaste versionen finns alltid på www.bergama.se/personuppgiftspolicy. Bergama har inte utsett något dataskyddsombud, eftersom vår verksamhet inte omfattas av kravet på sådant.

Kontaktperson för dataskyddsfrågor

Bergama
c/o CoW, Ljusslingan 4,
120 31 Stockholm
Kontaktperson: Sefkan Halbori, VD
Telefon: 010-214 68 01
E-post: info@bergama.se
Webbplats: www.bergama.se

Personuppgiftspolicy, version 2026:10. Fastställd av verkställande direktören den 1 aug 2026. Gäller för Bergama i Sverige AB och Bergama Asset Management AB och ersätter tidigare version. Senaste versionen finns alltid på www.bergama.se/personuppgiftspolicy.