Bergama – Allmänna villkor

DEL A GEMENSAMMA BESTÄMMELSER FÖR BERGAMA I SVERIGE AB OCH BERGAMA ASSET MANAGEMENT AB

Gäller för samtliga uppdrag, oavsett vilket bolag som är avtalspart.

1. INLEDNING OCH TILLÄMPNING

1.1 Dessa allmänna villkor ("Villkoren") gäller för uppdrag som utförs av bolag inom Bergamakoncernen. Bergama i Sverige AB, org.nr 559406-3181, utför uppdrag inom hyresförhandling och rådgivning, och Bergama Asset Management AB, org.nr 559536-0156, utför uppdrag inom förvaltning och uthyrning.

1.2 Kundens avtalspart är det bolag som anges i uppdragsavtalet eller uppdragsbekräftelsen ("Bergama", "vi", "oss" eller "vår"). Endast det bolaget ansvarar gentemot kunden ("ni" eller "er") för uppdraget. Annat bolag inom koncernen har inget ansvar för uppdraget, även om det bistår i utförandet.

1.3 Villkoren består av tre delar. Del A gäller för samtliga uppdrag oavsett bolag. Del B gäller för uppdrag där Bergama i Sverige AB är avtalspart (hyresförhandling och rådgivning). Del C gäller för uppdrag där Bergama Asset Management AB är avtalspart (förvaltning och uthyrning). Vilken del som gäller avgörs av vilket bolag som är kundens avtalspart, inte av hur tjänsten benämns.

1.4 Avtalsparten anges i uppdragsavtalet eller uppdragsbekräftelsen. Framgår det inte där är det bolag som har utfärdat uppdragsbekräftelsen eller den första fakturan för uppdraget avtalspart. Utför bolagen olika delar av ett uppdrag åt samma kund ingås separata uppdragsavtal med vardera bolaget, och varje bolag ansvarar endast för sin del.

1.5 Om ett uppdrag där Bergama Asset Management AB är avtalspart omfattar hyresförhandling, ärenden i hyresnämnden eller rådgivning, gäller punkt 22, 23 och 26.3 till 26.6 även för det uppdraget. Ansvarets belopp följer dock punkt 32 och behandlingen av personuppgifter följer punkt 33. Om ett uppdrag där Bergama i Sverige AB är avtalspart omfattar enstaka åtgärder av förvaltnings- eller uthyrningskaraktär gäller Del B för hela uppdraget.

1.6 Vid motstridighet gäller handlingarna i följande ordning, om inte annat avtalats: (i) uppdragsavtalet med bilagor, däribland personuppgiftsbiträdesavtal, (ii) Del B eller Del C och (iii) Del A.

1.7 Villkoren är avsedda för uppdrag åt näringsidkare. Villkoren gäller när de har angetts i uppdragsavtalet eller uppdragsbekräftelsen eller när kunden på annat sätt har hänvisats till dem innan uppdraget påbörjades. Villkoren gäller i den version som är publicerad när uppdraget ingås och därefter i den version som vid var tid gäller enligt punkt 20.

1.8 Tillägg till och avvikelser från Villkoren ska anges i uppdragsavtalet eller i en skriftlig överenskommelse mellan Bergama och er.

1.9 Alla uppdrag ingås med Bergama som bolag och inte med någon enskild person som är verksam hos Bergama. Det gäller även om ni har önskat att uppdraget ska utföras av en viss person. Bergamas anställda, konsulter och andra personer som Bergama anlitar har inget personligt ansvar gentemot er, om inte annat följer av tvingande lag.

2. UPPDRAGET OCH DESS UTFÖRANDE

2.1 Uppdragets omfattning framgår av uppdragsavtalet eller uppdragsbekräftelsen. Omfattningen kan därefter öka eller minska efter överenskommelse, och personer som arbetar med uppdraget kan bytas ut.

2.2 Vår rådgivning baseras på de omständigheter, fakta och det rättsläge som gäller när rådet lämnas. Om inte annat avtalats skriftligen uppdaterar vi inte rådet med hänsyn till senare förändringar.

2.3 Vi har rätt att utgå från att uppgifter, underlag och instruktioner som ni lämnar är korrekta och fullständiga. Vi tar emot instruktioner från de personer som vi har skäl att anta har rätt att företräda er.

2.4 Vår rådgivning omfattar inte redovisningsmässiga, skattemässiga eller affärsmässiga konsekvenser av beslut, investeringar eller transaktioner, om inte annat avtalats. Vårt arbete innebär ingen garanti för ett visst utfall eller resultat.

2.5 Vi har rätt att anlita underleverantörer för att utföra delar av uppdraget. Vi ansvarar för underleverantörens arbete som för vårt eget, utom när underleverantören har anvisats eller valts av er.

3. JÄV OCH INTRESSEKONFLIKTER

3.1 Innan vi åtar oss ett uppdrag kontrollerar vi om det finns en intressekonflikt i förhållande till en annan kund. Om en sådan konflikt uppstår under ett pågående uppdrag kommer vi att behandla berörda kunder rättvist och i enlighet med god yrkessed. Ni ska före och under uppdraget lämna oss den information som kan ha betydelse för bedömningen av om en intressekonflikt föreligger.

4. SEKRETESS

4.1 Vi behandlar uppgifter om er och handlingar från er konfidentiellt och lämnar inte ut dem till tredje man utan ert samtycke, med de undantag som anges i Villkoren.

4.2 Sekretessen gäller inte om lag, annan författning eller myndighetsbeslut kräver att uppgiften lämnas ut. Vi får även lämna ut uppgifter i samband med en tvist mellan er och oss, till våra försäkringsgivare och till rådgivare och underleverantörer som behöver uppgifterna för att utföra uppdraget.

4.3 Vi får i vår marknadsföring ange att vi har utfört uppdrag åt er, men lämnar i övrigt endast ut uppgifter om uppdraget som redan är allmänt kända.

4.4 Ni förbinder er att inte utan vårt samtycke lämna ut uppgifter om våra arbetsmetoder, modeller, prissättning eller arvodesstruktur till tredje man.

4.5 Sekretessen hindrar inte Bergamas användning av Marknadsdata enligt punkt 6. Särskilda regler om sekretess och användning av uppgifter finns även i Del B och Del C.

5. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER

5.1 Upphovsrätt och andra immateriella rättigheter till våra arbetsresultat, råd, analyser, modeller, mallar och verktyg tillhör Bergama. Ni har rätt att använda arbetsresultatet för det ändamål som uppdraget avser. Arbetsresultatet får inte spridas eller användas för annat ändamål utan vårt skriftliga samtycke.

6. MARKNADSDATA

6.1 Med Marknadsdata avses uppgifter om fastigheter, byggnader och lägenheter som Bergama, oavsett form, erhåller eller tar fram inom ramen för uppdrag, såsom läge, yta, antal rum, byggår, standard, genomförda åtgärder, hyra, hyresutveckling, förhandlingsutfall och tillämpad hyressättning, samt uppgifter som är allmänt tillgängliga. Marknadsdata omfattar inte kundens affärsstrategier, interna instruktioner eller uppgifter om enskilda hyresgäster.

6.2 Bergamas verksamhet bygger på samlad kunskap om hyresmarknaden, och Marknadsdata ingår i det kunskapsunderlag som Bergama utvecklar och förvaltar över tid. Genom att anlita Bergama godtar kunden att Bergama, även för kommersiella ändamål, samlar in, lagrar, bearbetar, sammanställer och analyserar Marknadsdata, använder Marknadsdata för att utveckla modeller, analyser och tjänster samt tillhandahåller Marknadsdata i bearbetad eller obearbetad form till tredje man. Bergama får överlåta och upplåta denna rätt, helt eller delvis, till bolag inom samma koncern eller ägarsfär.

6.3 Kundens medgivande enligt föregående punkt är oåterkalleligt och vederlagsfritt, gäller även efter att uppdraget upphört och omfattar Marknadsdata som erhållits före Villkorens ikraftträdande. Kunden ansvarar för att kunden har rätt att lämna Marknadsdata till Bergama för dessa ändamål. Kundens rätt att själv använda sina uppgifter påverkas inte.

6.4 Marknadsdata som tillhandahålls tredje man presenteras utan uppgift om enskild hyresgäst. Uppgifter om hyresgästers namn, personnummer och kontaktuppgifter ingår aldrig i Marknadsdata.

6.5 I förvaltnings- och uthyrningsuppdrag, där kunden är personuppgiftsansvarig, ger kunden genom Villkoren Bergama rätt att för egna ändamål använda uppgifter på fastighets- och lägenhetsnivå, såsom adress, lägenhetsnummer, yta, antal rum, standard, hyra, hyresutveckling och uthyrningsutfall, som Marknadsdata enligt denna punkt. För denna användning är Bergama självständigt personuppgiftsansvarig, i den utsträckning uppgifterna utgör personuppgifter, och behandlar dem med stöd av sitt berättigade intresse av att utveckla och tillhandahålla analyser och tjänster om hyresmarknaden. Uppgifter som tillhandahålls tredje man eller används i produkter lämnas på en nivå som inte gör det möjligt att identifiera enskild hyresgäst. Personuppgiftsbiträdesavtalet begränsar inte den rätt som följer av denna punkt.

7. ARVODEN, KOSTNADER OCH UTLÄGG

7.1 Om inte annat avtalats bestäms arvodet utifrån bland annat nedlagd tid, den skicklighet och erfarenhet som uppdraget krävt, de värden som uppdraget rör, risken för Bergama, tidspress och uppnått resultat, i enlighet med god yrkessed. Vid löpande arvode tillämpas Bergamas vid var tid gällande prislista eller timtaxa.

7.2 Prislistor och timtaxor justeras en gång per år, om inte annat avtalats. Mervärdesskatt tillkommer på samtliga arvoden, kostnader och utlägg.

7.3 Vi har rätt till ersättning för resor och andra kostnader som hänför sig till uppdraget. Vi samråder med er innan vi gör utlägg som överstiger 5 000 kronor.

7.4 Vi kan begära förskott innan uppdraget påbörjas och fakturera à conto. Förskott och à conto-fakturor utgör inte en uppskattning eller begränsning av arvodet. Förskott avräknas mot kommande fakturor.

7.5 Vi fakturerar normalt månadsvis. Om inte annat avtalats förfaller fakturor till betalning trettio (30) dagar efter fakturadatum. Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). Önskar ni fakturering via en särskild fakturaportal eller ett tredjepartssystem ska villkoren för detta godkännas av oss.

7.6 Betalningsskyldigheten för utfört arbete gäller oavsett uppdragets utfall eller resultat.

8. PERSONUPPGIFTER

8.1 Bergamas roll vid behandling av personuppgifter beror på vilket bolag som är avtalspart. När Bergama i Sverige AB är avtalspart gäller punkt 27, och när Bergama Asset Management AB är avtalspart gäller punkt 33. Det gäller även när hyresförhandling eller rådgivning ingår i ett uppdrag där Bergama Asset Management AB är avtalspart.

8.2 För personuppgifter om kundens kontaktpersoner och företrädare, som behandlas för att administrera uppdraget och kundrelationen, är Bergama personuppgiftsansvarig. Om ni är ombud för annan ska ni informera er huvudman och de personer som berörs om att Bergama behandlar deras personuppgifter.

8.3 Hur vi behandlar personuppgifter framgår av Bergamas personuppgiftspolicy, som finns på www.bergama.se/personuppgiftspolicy.

9. KOMMUNIKATION OCH IT

9.1 Vi kommunicerar med er bland annat via e-post, telefon och digitala samarbetsytor. Underlag som innehåller personuppgifter eller annan känslig information ska överföras via den säkra kanal som Bergama anvisar. Kund som väljer att överföra sådant underlag på annat sätt gör det på egen risk.

9.2 Vi använder elektroniska arbetsverktyg, såsom molnbaserad dokumenthantering och digitala datarum. Vi väljer leverantörer med etablerade säkerhetsåtgärder och tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning. Utöver vad som följer av tvingande lag och av personuppgiftsbiträdesavtal ansvarar vi inte för avbrott eller brister hos sådana leverantörer.

9.3 Säkerhetssystem kan ibland filtrera bort e-post. Avsändaren ansvarar för att viktiga meddelanden har kommit fram och bör vid behov följa upp med telefon.

10. HANDLINGAR OCH ARKIVERING

10.1 Under uppdraget lagrar vi handlingar och arbetsresultat elektroniskt. Originalhandlingar som ni lämnat till oss återlämnas när uppdraget upphör.

10.2 När uppdraget upphör arkiverar vi relevanta uppdragshandlingar i högst tio (10) år, om inte längre tid krävs enligt lag. Personuppgifter gallras i enlighet med Bergamas personuppgiftspolicy och, i förekommande fall, personuppgiftsbiträdesavtalet.

11. INSIDERINFORMATION

11.1 Om ni är emittent och vi genom uppdraget får tillgång till insiderinformation om er eller era finansiella instrument ska ni omedelbart underrätta oss om detta. Vi upprättar då en förteckning över vilka av våra anställda som har tillgång till informationen och tillhandahåller den på er begäran inom ett år från att den senast uppdaterades. I övrigt för vi inte förteckning över vilka som har tillgång till information om ett uppdrag, om inte annat avtalats.

12. SAMARBETE MED ANDRA RÅDGIVARE

12.1 Andra rådgivare som anlitas av er, eller som vi på er begäran rekommenderar eller samordnar, är oberoende av Bergama. Vi ansvarar inte för deras råd, arvoden eller kostnader, eller för offerter och avtal som vi på er begäran inhämtar eller förhandlar med dem, om inte annat avtalats skriftligen. Det gäller även om arvodet betalas av oss och vidarefaktureras till er.

13. UPPDRAGETS UPPHÖRANDE

13.1 Har uppdragsavtalet ingen bestämd avtalstid har ni rätt att när som helst säga upp uppdraget. Har uppdragsavtalet en bestämd avtalstid eller uppsägningstid gäller den.

13.2 Vi har rätt att säga upp uppdraget till omedelbart upphörande om:

(a) ni inte fullgör era åtaganden enligt uppdragsavtalet eller Villkoren, däribland betalning av arvode och utlägg,

(b) en jävssituation eller intressekonflikt uppstår,

(c) ni försätts i konkurs, inleder företagsrekonstruktion eller annars kan antas ha kommit på obestånd,

(d) varaktiga och allvarliga meningsskiljaktigheter uppstår mellan er och oss, eller

(e) ni, trots vår avrådan, agerar på ett sätt som gör att vi inte kan utföra uppdraget på ett ändamålsenligt sätt eller i enlighet med lag och god yrkessed.

13.3 När uppdraget upphör har vi rätt till ersättning för utfört arbete och kostnader fram till upphörandet samt för nödvändiga åtgärder för att avsluta uppdraget. Uppdraget upphör i alla händelser när det har fullgjorts.

14. ANSVAR OCH ANSVARSBEGRÄNSNING

14.1 Vi ansvarar, med de begränsningar som anges i Villkoren, för skada som Bergama har orsakat er genom vårdslöshet eller försummelse vid utförandet av uppdraget.

14.2 Vi ansvarar endast för tjänster som ingår i uppdraget och endast för skada som ni har lidit som en direkt följd av vår vårdslöshet eller försummelse. Vi ansvarar under inga omständigheter för förlust av vinst, hyresintäkt eller annan indirekt förlust, för förlust hos tredje man eller för annan skada som föranletts av sådana förluster.

14.3 Ansvaret är begränsat till den skada ni faktiskt lider. Ansvaret ska därför reduceras med samtliga belopp som kan erhållas enligt försäkring som ni har tecknat eller som har tecknats för er, eller enligt avtal eller skadeslöshetsförbindelse där ni är part eller förmånstagare, förutsatt att det inte är oförenligt med försäkringsvillkoren eller avtalet och att era rättigheter enligt dessa inte inskränks.

14.4 Vi ska vid vårdslöshet eller försummelse först ges möjlighet att avhjälpa felet innan ni gör gällande krav på skadestånd.

14.5 Det belopp som vårt ansvar är begränsat till skiljer sig mellan verksamhetsgrenarna. För hyresförhandling och rådgivning gäller punkt 26 och för förvaltning och uthyrning gäller punkt 32. Beloppsbegränsningen gäller sammanlagt för samtliga krav som hänför sig till samma uppdrag, oavsett om kraven grundas på avtal, utomobligatoriskt skadestånd eller annan grund.

14.6 Begränsningarna i Villkoren gäller inte om skadan har orsakats uppsåtligen eller genom grov vårdslöshet.

14.7 Ni ska hålla Bergama skadeslöst för krav från tredje man, däribland myndigheter, i den utsträckning kravet grundas på era instruktioner, på underlag som ni har lämnat eller på att ni har åsidosatt era skyldigheter enligt uppdragsavtalet, Villkoren eller lag.

15. REKLAMATION OCH KRAV

15.1 Är ni missnöjda med vårt arbete ska ni i första hand kontakta den som är ansvarig för uppdraget. Krav ska framställas skriftligen till Bergamas verkställande direktör, med en redogörelse för de omständigheter som kravet grundas på och den skada som görs gällande.

15.2 Krav ska framställas så snart ni har fått eller borde ha fått kännedom om de omständigheter som ligger till grund för kravet, dock senast två (2) månader därefter. Krav får under alla omständigheter inte framställas senare än sex (6) månader efter att den sista fakturan i uppdraget utställdes.

15.3 Grundas ert krav på ett krav från myndighet eller annan tredje man mot er har vi rätt att bemöta, reglera och förlika kravet för er räkning, förutsatt att vi håller er skadeslösa med beaktande av ansvarsbegränsningarna i Villkoren. Om ni bemöter eller förlikar ett sådant krav utan vårt samtycke ansvarar vi inte för kravet.

15.4 Om vi eller våra försäkringsgivare betalar ersättning till er ska ni som villkor för betalningen överlåta er rätt till regress mot tredje man till oss eller försäkringsgivaren.

16. ANSVARSFÖRSÄKRING

16.1 Bergama har ansvarsförsäkring och ska vidmakthålla den under uppdragstiden. Försäkringens villkor och belopp redovisas inte.

17. FORCE MAJEURE

17.1 Ingen part är skyldig att fullgöra en förpliktelse eller att utge ersättning om fullgörandet hindras eller väsentligen försvåras av omständigheter utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde ha förutsett och vars följder parten inte skäligen kunde ha undvikit, såsom myndighetsåtgärd, ny eller ändrad lagstiftning, krig, terrorhandling, pandemi, arbetskonflikt, brand, översvämning, omfattande avbrott i el, tele eller IT-system, eller fel hos underleverantör som orsakats av sådan omständighet.

17.2 Den part som vill åberopa force majeure ska utan dröjsmål underrätta den andra parten. Om fullgörandet har förhindrats under mer än tre (3) månader har vardera parten rätt att säga upp uppdraget med omedelbar verkan. Betalningsskyldighet för utfört arbete påverkas inte.

18. ÖVERLÅTELSE

18.1 Ingen part får överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt uppdragsavtalet utan den andra partens skriftliga samtycke. Bergama har dock rätt att överlåta uppdragsavtalet, helt eller delvis, till annat bolag inom samma koncern efter skriftligt meddelande till er, samt att överlåta fordringar på arvode.

19. KUNDKÄNNEDOM

19.1 I de fall lag kräver det kontrollerar vi kundens identitet, ägarförhållanden och verkliga huvudmän samt uppdragets syfte och art innan uppdraget påbörjas. Ni ska lämna de uppgifter och handlingar som vi begär för detta ändamål.

20. ÄNDRINGAR AV VILLKOREN

20.1 Bergama har rätt att ändra Villkoren.

20.2 Ändringar meddelas kunden via e-post till den kontaktperson eller den e-postadress för fakturor som kunden senast har angett. Meddelandet ska innehålla de ändrade Villkoren eller en länk till dem samt en sammanfattning av de väsentliga ändringarna. De ändrade Villkoren publiceras på www.bergama.se senast sju (7) dagar efter meddelandet, tillsammans med tidigare versioner.

20.3 Ändrade Villkor gäller för nya och pågående uppdrag från och med trettio (30) dagar efter meddelandet, utan att kunden behöver godkänna dem särskilt. Ändringar som följer av lag eller myndighetsbeslut, eller som är av redaktionell art, får gälla från en tidigare tidpunkt som anges i meddelandet.

20.4 Om en ändring innebär en väsentlig försämring för kunden har kunden rätt att skriftligen säga upp uppdraget innan ändringen träder i kraft. Under uppsägningstiden gäller den tidigare versionen. Om kunden inte säger upp uppdraget anses kunden ha godtagit ändringen.

20.5 Kunden ansvarar för att Bergama har en aktuell e-postadress för meddelanden enligt denna punkt. Ett meddelande via e-post anses ha kommit kunden till handa nästa vardag efter att det skickats.

20.6 Villkoren är upprättade på svenska. Om Villkoren översätts har den svenska versionen företräde.

21. TILLÄMPLIG LAG OCH TVISTER

21.1 Svensk rätt ska tillämpas på Villkoren och på uppdrag som omfattas av dem.

21.2 Parterna ska i första hand försöka lösa tvister genom förhandling. Tvister som inte kan lösas på det sättet ska avgöras av allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

21.3 Parterna ska behandla uppgifter som framkommer i en tvist konfidentiellt, utom i den utsträckning uppgifterna måste lämnas ut enligt lag eller myndighetsbeslut, för att tillvarata en parts rätt i tvisten eller till en försäkringsgivare.

DEL B BERGAMA I SVERIGE AB: HYRESFÖRHANDLING OCH RÅDGIVNING

Gäller för uppdrag där Bergama i Sverige AB, org.nr 559406-3181, är avtalspart, såsom årliga hyresförhandlingar, presumtionshyresförhandlingar, ärenden i hyresnämnden, hyresanalyser, research och övrig rådgivning.

22. ÅRLIGA HYRESFÖRHANDLINGAR

22.1 Bergama utför uppdrag avseende årliga hyresförhandlingar med beaktande av samtliga förhandlingskunders intressen och kundkollektivets samlade ekonomiska intressen. Det är därför Bergama som beslutar om ett bud från Hyresgästföreningen ska accepteras eller avvisas.

22.2 Bergama har rätt att, utifrån strategiska och processekonomiska överväganden, besluta att oberoende tvistlösning ska tillämpas i årliga hyresförhandlingar, däribland ansökan till hyresnämnden om utseende av särskild skiljeman och efterföljande skiljeförfarande, i syfte att optimera utfallet för enskilda kunder och för kundkollektivet. En sådan ansökan kan vid behov göras utan att kundens samtycke inhämtas i förväg. Arbetet faktureras enligt löpande timarvode för juridiska ärenden.

23. UNDERLAG

23.1 Kunden ska inom den tid som Bergama anger tillhandahålla det underlag som behövs för uppdraget, såsom hyreslistor med aktuella hyror. Hyreslistor och annat underlag ska lämnas i bearbetningsbara digitala filer i Microsoft Excel eller annat format som Bergama godkänt.

23.2 Underlaget ska följa Bergamas vid var tid gällande anvisning för struktur, format, innehåll och överföring ("Anvisning för hyresförhandlingsunderlag"), som kunden får vid uppdragets start och när Bergama begär underlag.

23.3 Om underlaget avviker från anvisningen eller är bristfälligt eller ofullständigt ska Bergama i första hand begära rättelse. Bergama har rätt att debitera skäligt arvode för det merarbete som avvikelsen orsakar.

24. ARVODE

24.1 Arvode för hyresförhandlingsuppdrag följer Bergamas vid var tid gällande prislista för hyresförhandling eller gällande timtaxa. Arvodet för årliga hyresförhandlingar justeras normalt årligen.

24.2 Skyldigheten att betala för ett uppdrag avseende årlig hyresförhandling inträder när Bergama påkallar förhandlingen, även om faktureringen sker senare.

24.3 Kostnader för oberoende tvistlösning och särskild skiljeman ingår inte i arvodet för årliga hyresförhandlingar. Vid nyproduktionsprojekt kan arvodet faktureras i förskott enligt ett i förväg bestämt fast pris.

24.4 I ärenden i hyresnämnd, skiljeförfarande eller domstol kan en part ibland få ersättning för sina kostnader av motparten. Kundens skyldighet att betala Bergamas arvode påverkas inte av om sådan ersättning utgår.

25. TYSTNADSPLIKT OCH ARBETSMATERIAL

25.1 Tystnadsplikten enligt Del A gäller inte uppgifter om lokal- och bostadshyror eller om fastigheters och lägenheters yta, typ och standard. Sådana uppgifter kan användas i statistiksyfte, i hyresförhandlingar och i Bergamas verksamhet i övrigt. Behandlingen sker på fastighets- och lägenhetsnivå utan uppgift om enskild hyresgäst.

25.2 Sammanställningar, beräkningar och annat arbetsmaterial som Bergama tar fram i uppdraget tillhör Bergama, oavsett form och var det förvaras. Personuppgifter omfattas inte av denna punkt. För Marknadsdata gäller punkt 6.

26. ANSVARSBEGRÄNSNING I HYRESFÖRHANDLING OCH RÅDGIVNING

26.1 Utöver vad som anges i punkt 14 gäller följande för uppdrag där Bergama i Sverige AB är avtalspart.

26.2 Vårt sammanlagda ansvar för skada är begränsat till det arvode som Bergama har fakturerat för det enskilda uppdrag som kravet avser. För årliga hyresförhandlingar avses arvodet för den förhandlingsomgång som kravet hänför sig till. Har arvodet ännu inte fakturerats avses det arvode som skulle ha fakturerats för uppdraget.

26.3 Hyresförhandlingar, ärenden i hyresnämnden, skiljeförfaranden och domstolsprocesser avgörs av motpart och beslutande instans. Bergama garanterar inte ett visst utfall och ansvarar inte för att ett annat utfall hade kunnat uppnås. Beslut enligt punkt 22 om att acceptera eller avvisa bud och om oberoende tvistlösning fattas med beaktande av kundkollektivets samlade intressen, och Bergama ansvarar inte för att ett annat beslut hade gett ett bättre utfall för den enskilda kunden.

26.4 Hyresanalyser, utlåtanden, presumtionshyresbedömningar och annan rådgivning utgör Bergamas bedömning utifrån det underlag och den marknadsinformation som är tillgänglig när bedömningen lämnas. De utgör inte garantier för framtida hyresnivåer, utfall eller värden. Beslut om investeringar, finansiering, byggnation, förvärv, överlåtelser eller andra affärsbeslut som fattas med stöd av Bergamas arbetsresultat fattas av kunden på eget ansvar.

26.5 Bergama ansvarar inte för skada som beror på att underlag som kunden har lämnat varit felaktigt, ofullständigt eller försenat, på att kunden inte följt Anvisning för hyresförhandlingsunderlag, på att kunden lämnat instruktioner i strid med Bergamas rekommendation eller på att kunden själv, eller genom annan, agerat i förhandlingen eller ärendet utan Bergamas medverkan.

26.6 Bergama ansvarar inte för att tidsfrister som är beroende av att kunden lämnar underlag, fullmakter eller besked i tid kan hållas, om kunden inte lämnat dem inom den tid som Bergama angett.

27. PERSONUPPGIFTER I HYRESFÖRHANDLING OCH RÅDGIVNING

27.1 Bergama i Sverige AB är självständigt personuppgiftsansvarig för personuppgifter som inhämtas i samband med uppdragsförfrågningar och uppdrag där bolaget är avtalspart, såsom hyresförhandling, hyresnämndsärenden och rådgivning, däribland uppgifter om hyresgäster i de fastigheter som uppdraget avser. Bergama i Sverige AB är i sådana uppdrag inte personuppgiftsbiträde åt kunden och tecknar inte personuppgiftsbiträdesavtal.

27.2 Kunden ansvarar för att personuppgifter som kunden lämnar till Bergama får lämnas för uppdragets ändamål och för att kundens hyresgäster har informerats om att uppgifter om deras lägenhet och hyra kan behandlas av kundens ombud i hyresförhandlingar och ges in till hyresnämnden.

27.3 Hyreslistor ska lämnas på lägenhetsnivå utan uppgift om hyresgästens namn eller personnummer. Hyresgästens namn och adress lämnas endast på Bergamas skriftliga begäran för ett bestämt ärende. Personnummer lämnas inte utan Bergamas uttryckliga begäran efter att myndighet begärt uppgiften. Underlag med personuppgifter ska lämnas via den säkra kanal som anges i Anvisning för hyresförhandlingsunderlag.

27.4 Bergama har rätt att utan föregående samråd rensa mottaget underlag från personuppgifter som lämnats i strid med denna punkt eller Anvisning för hyresförhandlingsunderlag och radera sådana uppgifter.

27.5 Underlag som innehåller uppgifter om enskilda hyresgäster raderas ur Bergamas arbetsfiler när det ärende som uppgifterna inhämtats för har avslutats.

27.6 Kunden ska hålla Bergama skadeslöst för krav från tredje man, däribland registrerade och tillsynsmyndighet, i den utsträckning kravet grundas på att kunden har lämnat personuppgifter i strid med denna punkt eller Anvisning för hyresförhandlingsunderlag eller har brustit i sin informationsskyldighet mot hyresgästerna.

DEL C BERGAMA ASSET MANAGEMENT AB: FÖRVALTNING OCH UTHYRNING

Gäller för uppdrag där Bergama Asset Management AB, org.nr 559536-0156, är avtalspart, såsom ekonomisk, administrativ och teknisk förvaltning, hyresadministration samt uthyrning och förmedling av lägenheter och lokaler.

28. UPPDRAGETS OMFATTNING OCH BRANSCHSTANDARD

28.1 Förvaltnings- och uthyrningsuppdrag utförs för kundens räkning och, där det anges i uppdragsavtalet, i kundens namn. Uppdragets omfattning, beslutsmandat och eventuella attestgränser framgår av uppdragsavtalet och de fullmakter som kunden lämnar.

28.2 Bergama utformar sina förvaltningsuppdrag med utgångspunkt i vedertagen praxis i branschen. Om uppdragsavtalet hänvisar till allmänna bestämmelser för branschen, såsom ABFF 15, gäller de i den omfattning som anges i uppdragsavtalet och har vid motstridighet företräde framför Villkoren. Utan sådan hänvisning gäller Villkoren.

28.3 Åtgärder som går utöver Bergamas beslutsmandat kräver kundens godkännande. Kunden svarar i egenskap av fastighetsägare för de skyldigheter som åvilar fastighetsägaren enligt lag och myndighetsbeslut, om inte uppdragsavtalet uttryckligen anger att Bergama ska utföra en viss åtgärd.

29. UTHYRNING

29.1 Bergama hyr ut lägenheter och lokaler enligt de uthyrningskrav som kunden har ställt. Kunden ansvarar för att uthyrningskraven är förenliga med lag, däribland diskrimineringslagen (2008:567). Hyresavtal tecknas i kundens namn och enligt kundens anvisningar.

29.2 Bergamas arvode för uthyrning betalas av kunden. Bergama tar inte ut avgifter av bostadssökande eller hyresgäster för förmedlingen.

29.3 Kreditupplysning inhämtas endast när det krävs enligt kundens uthyrningskrav och endast i fråga om sökande som är aktuella för erbjudande om hyresavtal.

29.4 Bergama Asset Management AB är registrerat hos Fastighetsmäklarinspektionen för hyresförmedling och utför uthyrningsuppdrag i enlighet med fastighetsmäklarlagen (2021:516). Journal över uppdraget överlämnas till kunden när uppdraget slutförts. Bergama bevarar kopior av uppdragshandlingarna i den utsträckning lag och tillsyn kräver.

29.5 När Bergama publicerar lägenheter på annonsplattformar eller bostadsförmedlingar, såsom HomeQ, gäller plattformens egna villkor och integritetsinformation för de sökande i förhållande till plattformen. Plattformen är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som sökande lämnar där. Bergamas behandling av de uppgifter som lämnas vidare till Bergama sker för kundens räkning enligt punkt 33.

30. KUNDENS UPPGIFTER OCH HANDLINGAR

30.1 Uppgifter och handlingar om kundens fastigheter och hyresgäster som Bergama tar emot eller upprättar i uppdraget, såsom hyresavtal, hyresreskontra och förvaltningsdokumentation, tillhör kunden och överlämnas till kunden eller till den som kunden anvisar när uppdraget upphör. Bergamas egna arbetsmetoder, mallar och verktyg tillhör Bergama.

30.2 Kundens rätt enligt föregående punkt begränsar inte Bergamas rätt till Marknadsdata enligt punkt 6, som gäller även efter att uppdraget upphört och efter att uppgifterna överlämnats till kunden.

31. MEDEL SOM BERGAMA TAR EMOT FÖR KUNDENS RÄKNING

31.1 I den mån Bergama tar emot hyror eller andra medel för kundens räkning hålls de avskilda från Bergamas egna medel på särskilt konto och redovisas till kunden enligt uppdragsavtalet.

32. ANSVARSBEGRÄNSNING I FÖRVALTNING OCH UTHYRNING

32.1 Utöver vad som anges i punkt 14 gäller följande för uppdrag där Bergama Asset Management AB är avtalspart.

32.2 Vårt sammanlagda ansvar för skada per skadehändelse, och för samtliga skadehändelser under ett och samma kalenderår, är begränsat till det arvode som Bergama har fakturerat för uppdraget under de tolv (12) månader som närmast föregått den skadegörande händelsen. Har uppdraget pågått kortare tid avses det arvode som har fakturerats sedan uppdraget påbörjades. För uthyrningsuppdrag som ersätts per förmedlad lägenhet eller lokal är ansvaret för krav som hänför sig till en viss uthyrning begränsat till arvodet för den uthyrningen.

32.3 Hyresavtal tecknas i kundens namn och för kundens räkning. Bergama ansvarar inte för hyresgästers betalningsförmåga, för hyresgästers avtalsbrott eller för skador som hyresgäster eller andra orsakar på fastigheten, och inte heller för att uppgifter som bostadssökande eller hyresgäster lämnat är riktiga. Kreditprövning och kontroll av sökande sker enligt de uthyrningskrav som kunden har ställt, och Bergama ansvarar inte för följderna av att kraven är satta på en viss nivå.

32.4 Kunden ansvarar i egenskap av fastighetsägare för fastighetens skick och för att fastigheten är försäkrad genom fastighets- och ansvarsförsäkring med sedvanlig omfattning. Bergama ansvarar inte för skada som ska ersättas genom sådan försäkring och inte heller för skada som beror på fastighetens skick vid uppdragets början, på brister i fastigheten som kunden känt till eller bort känna till, eller på myndighetskrav som grundas på sådana förhållanden.

32.5 Bergama ansvarar inte för arbete som utförs av entreprenörer, leverantörer eller andra uppdragstagare som kunden har anvisat eller som Bergama har upphandlat för kundens räkning och i kundens namn. Bergamas ansvar är i sådana fall begränsat till att med omsorg välja, instruera och följa upp uppdragstagaren. Krav med anledning av sådant arbete riktas mot uppdragstagaren.

32.6 Bergama ansvarar inte för följderna av att kunden inte har godkänt, finansierat eller i tid lämnat besked om åtgärder som Bergama har föreslagit eller som krävs enligt lag eller myndighetsbeslut, eller av att kunden lämnat instruktioner i strid med Bergamas rekommendation. Åtgärder som Bergama vidtar inom sitt beslutsmandat, eller som är nödvändiga för att avvärja omedelbar fara för person eller egendom, sker för kundens räkning och på kundens bekostnad.

32.7 För medel som Bergama tar emot för kundens räkning enligt punkt 31 ansvarar Bergama för att medlen hålls avskilda och redovisas korrekt. Bergama ansvarar inte för avbrott, fel eller insolvens hos bank, betaltjänstleverantör eller systemleverantör utöver vad som följer av tvingande lag.

32.8 Fel eller brister i förvaltningen ska reklameras till Bergama utan dröjsmål efter att kunden upptäckt eller bort upptäcka dem. Bergama har rätt att avhjälpa felet inom skälig tid innan kunden gör gällande krav på ersättning eller låter annan avhjälpa felet på Bergamas bekostnad.

33. PERSONUPPGIFTER I FÖRVALTNING OCH UTHYRNING

33.1 Kunden är personuppgiftsansvarig för personuppgifter om hyresgäster, bostadssökande och andra personer som Bergama Asset Management AB behandlar för kundens räkning i uppdrag där bolaget är avtalspart, inbegripet hyresförhandling som ingår i ett sådant uppdrag. Bergama Asset Management AB är personuppgiftsbiträde.

33.2 Behandlingen regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal som utgör bilaga till uppdragsavtalet och som har företräde framför Villkoren i frågor som rör behandling av personuppgifter.

33.3 Bergama är självständigt personuppgiftsansvarig för behandling som sker för Bergamas egna ändamål, såsom administration av kundrelationen, Bergamas webbplats och användarkonton samt uppgifter om intressenter som med eget samtycke står kvar i Bergamas intresseregister.

34. AVTALSTID OCH ÖVERLÄMNING

34.1 Avtalstid och uppsägningstid framgår av uppdragsavtalet. När uppdraget upphör ska Bergama medverka till en ordnad överlämning till kunden eller till ny förvaltare. Överlämningsarbete som går utöver att lämna över handlingar och uppgifter enligt Villkoren debiteras enligt gällande timtaxa.

Allmänna villkor för Bergama, version 2026:11. Fastställda av verkställande direktören den 26 oktober 2026 och gäller för uppdrag som ingås från och med den 26 oktober 2026. Ersätter Allmänna villkor för Bergama i Sverige AB (2026:10) och Allmänna villkor för Bergama Asset Management AB. Senaste versionen finns alltid på www.bergama.se.